Ökad omställning genom digitalisering
Samhället är mitt inne i en snabb digital förändring. Det digitala är idag en självklarhet i invånarens och företagarens vardag. Samtidigt har den offentliga sektorn utmaningar med att ställa om i takt med omvärlden.
Foto: Istock.
Omvärldens digitala omställning innebär att invånare och företagare ställer allt högre krav på det digitala stödet från offentlig sektor. En förväntan som det offentliga idag inte kan uppfylla. Knappt tre av tio (27 procent) menar att kommuner och regioner "i stor utsträckning" lever upp till deras förväntningar på digital service enligt en SIFO-undersökning genomförd på uppdrag av SKR 2020.
Om kommunen ska kunna uppnå en ekonomiskt hållbar situation, samtidigt som förväntan på digital service hos invånare och företag ökar, krävs en långsiktigt hållbar utveckling av kommunens verksamheter med stöd av digitala möjligheter.
Digitaliseringen möjliggör nämligen till att utföra verksamhet på helt nya sätt. Rätt använd kan det leda till en mer resurseffektiv organisation som ger en ökad service för invånare och företag där det är enklare att vara i kontakt med kommunen, med en ökad insyn i processer samt snabbare svar och beslut.
Digitaliseringens roll
Digitalisering roll i utveckling av kommunen handlar i grunden om att utveckla kommunens verksamheter. Fokus är därför att ge kommunens verksamheter rätt förutsättningar att kunna tillgodogöra sig nyttorna av digitaliseringen. Att öka organisationens förmåga att ställa om utefter både förändringar i förväntan och förutsättningar.
Digitaliseringens roll ska därför ses som stödjande till koncernens och verksamheters mål. Där digitaliseringen bäst kan stötta genom att
- skapa långsiktiga förutsättningar för Sundsvalls kommunkoncern att tillgodogöra sig nyttorna ur digitalisering
- skapa förutsättningar för kommunkoncernens verksamheter att på ett hållbart sätt ställa om sin verksamhet med stöd av digitaliseringens möjligheter för att möta de behov som finns hos medborgare, företagare och besökare
- skapa förutsättningar för kommunkoncernen att snabbare ställa om utefter omvärldens behov och gällande politiska prioriteringar
- skapa förutsättningar för en resurseffektiv och värdeskapande verksamhet som sätter invånaren, företagaren och besökarens perspektiv i fokus
- skapa förutsättningar för utveckling och ett ökat samarbete över organisationsgränser, både inom och utom Sundsvalls kommunkoncern.
Strategin ska ses som understödjande och förutsättningsskapande för koncernens verksamhet och dess mål. En möjliggörare för uppfyllnad av koncernens mål.
Omställningsförmåga
För att uppnå en hög omställningsförmåga behöver kommunen anamma det digitala som en utgångspunkt i utveckling och utövning av verksamhet. Kommunen måste bli duktig på att tillgodogöra sig nyttorna ur digitaliseringen överallt där det kan bidra till att skapa värde.
För att nå hit behöver den digitala mognaden öka. En organisation med hög digital mognad är en organisation som klarar av att anpassa sig snabbare och är mer flexibel, vilket är en förutsättning för att klara morgondagens utmaningar på ett mer ändamålsenligt och hållbart sätt. Oavsett om det är interna förutsättningar eller omvärldens förutsättningar som förändras, kan en digitalt mogen organisation snabbare ställa om och verka ändamålsenligt.
Ökad digital mognad
Sundsvalls kommunkoncern har arbetat med digitala investeringar under de senaste två åren samt haft finansiering av driftmedel genom handlingsplan för digitalisering i cirka 3 år. Under denna period har den digitala mognaden ökat samt fått igång utveckling av verksamheter med stöd av digitaliseringens möjligheter.
Sundsvalls kommun har mätt digital mognad sedan 2018, det vill säga innan handlingsplan för digitalisering samt beslut om digitala investeringar. Sedan 2018 har den digitala mognaden ökat från 36 procent till 57 procent, där rikssnittet för offentlig sektor ligger på 47 procent.
För Sundsvalls kommun innebär det att vara på god väg framåt och börjat bygga den digitala mognad som krävs för att på riktigt kunna ställa om i framtiden.
Digitaliseringsprojekt
Hittills har totalt 104 digitaliseringsprojekt startat i olika verksamheter. Enligt beslut i handlingsplan för digitalisering ska välfärdstjänster samt gemensamma tjänster vara prioriterade. Tittar vi till de projekt som startats så syns det tydligt att initiativ bedrivits utifrån prioritering. Detta trots att välfärdsområdet har varit under en stark press de senaste åren med stora omställningar som gjort att takten inte varit så hög som önskats.
Fokusområden
Under 2020 har det skapats fokusområden för att möta upp prioriteringar på välfärdstjänster. Fokusområden är ett sätt att jobba tvärfunktionellt i organisationen med stöd av digitaliseringens möjligheter. I fokusområden samlas utvecklingsresurser från flera förvaltningar utifrån den målgrupp eller område man verkar i, inte hur man är organiserad.
Detta innebär exempelvis ett nära samarbete mellan barn- och utbildningsförvaltningen, IAF Vuxenutbildning samt kommunstyrelsekontoret inom fokusområdet ”Morgondagens lärande”. Det kan också innebära gemensamma projekt kring digital infrastruktur där till exempel införande av gemensam HR-plattform och ekonomisystem i Stadsbackenkoncernen varit viktiga steg för fortsatt utveckling.
De fokusområden som startats är:
- Morgondagens välfärd
- Morgondagens lärande
- Effektiv kommun
- Smarta Sundsvall
- Digital infrastruktur.
Omfördelning av resurser
Om kommunen ska kunna tillgodogöra sig nyttorna ur digitaliseringen över tid, så går det inte längre att se på det digitala som något som är separerat från ordinarie verksamhet. IT och det digitala är idag en naturlig beståndsdel i utövandet av kommunens verksamhet och kan stötta kommunen att ställa om på en övergripande nivå. Kostnaderna behöver därför hänga ihop i relation till varandra.
Sundsvalls kommun behöver därför inleda en transformation av kostnadsfördelning över tid. När digitala lösningar och arbetssätt allt mer tar över tidigare manuellt utförda uppgifter så behöver även resurser omfördelas.
Kostnaden för verksamhet i relation till uppdraget kommer att gå ned samtidigt som kostnader för IT och digitalisering kommer att öka över tid. Detta är förväntat, för det handlar inte om var kostnader finns utan det handlar i slutändan om resurseffektivitet.
Samtidigt medför det digitala en stor fördel, en uppskalning av digitala lösningar har en mycket liten marginalkostnad. Ju mer digitala lösningar koncernen kan nyttja, och i takt med att kommunen växer i antal invånare, så blir vi fortlöpande mer resurseffektiva. Det medför också att digitalisering kan ses som en investering. Därför fördelas investerings och driftskostnader enligt förslag:
Förslag på investeringskostnader 2023-2027.
Investering | 2023 | 2024 | 2025 | 2026 | 2027 |
|---|---|---|---|---|---|
Utveckling digital infrastruktur | 20 mnkr | 23 mnkr | 26 mnkr | 30 mnkr | 35 mnkr |
IT-infrastruktur | 10 mnkr | 10 mnkr | 10 mnkr | 10 mnkr | 10 mnkr |
Summa per år: | 30 mnkr | 33 mnkr | 36 mnkr | 40 mnkr | 45 mnkr |
Driftsmedel | 2023 | 2024 | 2025 | 2026 |
|---|---|---|---|---|
Drift | 25 mnkr | 30 mnkr | 30 mnkr | 35 mnkr |
Referenser
Senast uppdaterad: